Gode samtaler skjer ikke bare i møterommet
Hvordan skaper man en konferanse eller kundesamling der deltakerne ikke bare husker møtene, men også samtalene mellom dem? For Isola har Søstrene Storaas gjennom mange år vært rammen rundt fabrikkbesøk, kundemøter og samlinger med internasjonale kunder.
Noen kunder blir ekstra viktige for oss fordi de har vært med lenge. Isola er en av dem. De benyttet stedet allerede før Søstrene Storaas tok over driften, og jeg er både stolt og takknemlig for at de fortsatt velger å komme tilbake.
Når Isola inviterer kunder til fabrikkbesøk, bor og møtes de hos oss. Ofte er dette mindre konferansegrupper, gjerne mellom 10 og 20 personer. Det er en gruppestørrelse vi er veldig glad i. Den er stor nok til at man får dynamikk og mange perspektiver rundt bordet, samtidig som gruppen er liten nok til at vi kan tilpasse måltider, pauser og opplevelser underveis.
Og kanskje viktigst: Man får tid til å snakke ordentlig sammen.
«En hyggelig ramme for gode samtaler og sterke kunderelasjoner»
David Gusland, Global Sales & Category Manager – Platon i Isola, beskriver oppholdene slik:
«Vi i Isola har i mange år hatt stor glede av å bruke Søstrene Storaas når vi inviterer kunder til fabrikkbesøk. De imøtekommende og engasjerte ansatte får oss og gjestene våre til å føle oss hjertelig velkomne.»
Han trekker særlig frem maten, fleksibiliteten og beliggenheten:
«Fantastisk mat, god bevertning, stor fleksibilitet og en flott beliggenhet gjør oppholdet til en opplevelse vi og våre mange internasjonale kunder setter stor pris på.»
For meg oppsummerer det mye av det vi ønsker å være som konferansested. Vi skal selvfølgelig ha gode møterom, mat og overnatting. Men det viktigste skjer ikke nødvendigvis i møterommet.
«Søstrene Storaas gir oss en hyggelig ramme for gode samtaler og sterke kunderelasjoner – og vi kommer alltid gjerne tilbake!»
Det er kanskje den fineste anbefalingen et konferansested kan få.
For konferansegrupper på 10–20 personer anbefaler vi nesten alltid å legge inn et miljøskifte mellom møter og middag.
Det trenger ikke være en stor aktivitet som tar flere timer. Noen ganger er det enkle det aller beste.
Vi fyrer opp bålpanna og serverer spekemat eller hjemmelagde pølser, gjerne kombinert med litt historiefortelling. Etter mange timer rundt møtebordet gjør det godt å komme ut i frisk luft og stille seg rundt et knitrende bål.
Og det skjer noe med samtalene.
Skuldrene senkes, gruppen blandes på en annen måte og praten får flyte friere. Enten målet er å bygge kunderelasjoner eller å samle kollegaer og ledergrupper, kan disse uformelle stundene bli minst like verdifulle som det som skjer i møterommet.
Vi foreslår gjerne at denne delen av programmet er mobilfri. Telefonene får ligge igjen inne en liten stund. Ingen varsler eller e-post. Bare folk, frisk luft, mat og gode samtaler.
Ut av møterommet og rundt bålet
To konferansedager? La middagene være forskjellige
Isola har ofte to middager hos oss, og når en konferanse går over flere dager, anbefaler vi gjerne å gjøre kveldene forskjellige.
Den ene middagen kan være litt røffere og mer uformell. Den andre kan være mer oppgradert. Fellesnevneren er gode råvarer, hjemmelaget mat og tid rundt bordet.
For oss er ikke måltidene bare noe som skal presses inn mellom programpostene. De er en del av selve konferanseopplevelsen.
Har dere først samlet mennesker fra ulike steder, synes jeg det er verdt å gi dem tid sammen. Derfor anbefaler vi gjerne konferanser med overnatting, og aller helst flere dager når program og budsjett gir rom for det.
Det gjør at samtalene kan fortsette etter at PC-en er lukket.
Hagen og hydroponiet som møteavbrekk
For mindre grupper og ledergrupper anbefaler vi også en tur ut i hagen eller et besøk i hydroponiet.
Igjen handler det ikke nødvendigvis om å fylle konferansen med aktiviteter. Det handler om å skape små miljøskifter gjennom dagen.
En tur ut. Noe godt å spise. En historie rundt bålet. Et besøk i hagen. En god middag.
Det kan være nok til å gi gruppen ny energi før neste arbeidsøkt.
Konferanse for 10–20 personer hos Søstrene Storaas
En konferanse eller kundesamling hos oss kan for eksempel bestå av:
møter og faglig program
hjemmelaget pausemat og lunsj
bålpanne med spekemat eller hjemmelagde pølser
historiefortelling og en mobilfri stund ute
besøk i hagen eller hydroponiet
middag basert på gode norske råvarer
overnatting
en ny møtedag med en middag i en annen stil enn kvelden før
Programmet tilpasses selvfølgelig gruppen. Noen ønsker mest mulig effektiv møtetid. Andre ønsker større plass til mat, opplevelser og relasjonsbygging.
Det fine med mindre konferanser er nettopp fleksibiliteten.
Når Isola fortsatt velger å komme tilbake med sine kunder etter så mange år, er jeg både stolt og takknemlig.
For meg bekrefter det noe jeg tror sterkt på: En god konferanse handler om mer enn møterom, projektor og agenda.
Den handler om å skape rom for de gode samtalene.
Og noen ganger oppstår den beste samtalen nettopp når møtet er slutt, telefonen ligger igjen inne og bålet knitrer.
Søstrene Storaas passer godt for mindre konferansegrupper på rundt 10–20 personer, særlig når gruppen ønsker å kombinere faglig program med måltider, overnatting og tid til gode samtaler.
Hvor kan vi arrangere konferanse for 10–20 personer?
10 relevante spørsmål og svar
1
Ja. For mindre ledergrupper kan møtene kombineres med miljøskifte gjennom dagen, for eksempel en tur til bålpanna eller besøk i hagen eller hydroponiet.
Passer Søstrene Storaas for ledergrupper?
2
Ja. Flere dager gir mulighet til å kombinere møter, overnatting, måltider og aktiviteter, samtidig som gruppen får mer tid sammen uten at programmet må bli for tett.
Kan vi ha en konferanse over flere dager?
3
Hva kan vi gjøre mellom møtene?
4
For mindre grupper anbefaler vi blant annet frisk luft, bålpanne med spekemat eller hjemmelagde pølser, historiefortelling og besøk i hagen eller hydroponiet.
Har dere aktiviteter som passer internasjonale kunder?
5
Bålpanne, norske råvarer, spekemat og historiefortelling kan være en fin måte å la internasjonale gjester oppleve noe av norsk matkultur og natur under oppholdet.
Hva slags mat serveres på konferanser?
6
Matopplevelsen bygger på hjemmelaget mat og gode norske råvarer. Når det er mulig, brukes også råvarer fra egen hage og gård.
Vi anbefaler gjerne variasjon: én middag kan ha et røffere og mer uformelt uttrykk, mens den andre kan være mer oppgradert. Begge kan fortsatt bygge på gode norske råvarer.
Hva anbefaler dere hvis konferansen har to middager?
7
Ja. Overnatting gjør det mulig å forlenge tiden gruppen har sammen og gir mer rom for både faglige diskusjoner og de uformelle samtalene rundt måltidene.
Kan konferansen kombineres med overnatting?
8
En mobilfri pause rundt bålpanna gir deltakerne anledning til å være til stede i samtalen uten e-post og varsler. Vi anbefaler dette særlig når relasjonsbygging er et viktig mål med samlingen.
Hvorfor legge inn en mobilfri pause under konferansen?
9
Ja. Isola har gjennom mange år brukt Søstrene Storaas når de inviterer norske og internasjonale kunder til fabrikkbesøk, og trekker særlig frem vertskap, mat, fleksibilitet og rammen rundt gode samtaler.